Müşteri Hizmetleri Ekibinizin Performansını Nasıl Arttırırsınız?

Başarılı bir müşteri hizmetleri deneyimi sunmanın temelinde yüksek performanslı destek ekibi yönetimi yatar. Mutlu ve motive bir müşteri hizmetleri destek ekibi demek, mutlu müşteri ve iyi ilişkiler demektir. Ancak çalışanlarınızın motivasyonunu yüksek tutmak her zaman o kadar kolay olmayabilir. Özellikle de işi, sürekli müşterilerin dertlerini dinlemek ve sorunlarını çözmek olan destek ekibiniz için biraz daha çaba sarf etmek zorunda kalabilirsiniz. Peki müşteri destek ekibinizin performansını nasıl arttırırsınız? Bu konuda size bazı tavsiyelerimiz var.

Her bir ekip üyesinin neyle motive olduğunu öğrenin

Ekip sinerjisine girmeden önce, üyelerin tek tek neyle motive olduğunu öğrenin. Nasıl her müşteri birbirinden farklıysa ve müşteri hizmetleri ekibiniz buna göre hareket ediyorsa, siz de kendi çalışanlarınızı tanıyın. Bunu bire bir toplantılarla yapabilirsiniz. Ekip üyelerinin ne üzerinde çalıştığını, canlarının nelere sıkıldığını anlamak için sık sık bire bir toplantılar yapın.

Müşteri hizmetleri ekibinizin kendilerini geliştirmesi için imkân yaratın

Bir iş yerinde en büyük motivasyonlardan biri tartışmasız terfi veya zamdır. Çalışanlarınız, çalışmalarının sonunda ödüllendirilip ödüllendirilmeyeceklerini bilmek isterler. Terfi edebilecekleri pozisyon ne olursa olsun, böyle bir pozisyonun olduğunu bilmek bile onlara kendilerini geliştirmek için motivasyon olacaktır. Böylece performanslarının değerli olduğunu ve şirket içindeki yerlerini etkileyebileceğini göreceklerdir.

Tabii, müşteri hizmetleri ekibinizi gelişime teşvik etmenin tek yolu terfi veya zam değildir. Tıpkı diğer çalışanlarınız gibi, onlar da yaptıkları işten bunalabilir. Böyle durumlarda şirketteki farklı departmanların işlerini öğrenmek onlar için hem bir challenge hem de kendilerini başka bir alanda geliştirmek için bir fırsat olur.

Ekibinizin kendine zaman ayırmasını sağlayın

Müşteri temsilcileri genelde empati yetisi gelişmiş kişilerdir bu yüzden muhatap oldukları müşterilerin duygularını benimsemeye yatkındırlar. Bu da demek oluyor ki müşteri hizmetleri ekibiniz her gün bolca olumsuzluğa maruz kalıyor. Bunun için, ekibinizin kendisine zaman ayırdığından ve deşarj olduğundan emin olun. Herhangi bir fiziksel veya mental sorun yaşadıklarında gerekli desteği ve izni alabileceklerini bilmeleri onları rahatlatacaktır. Ayrıca bir kişinin kötü ruh hali tüm ekibi etkileyebileceğinden, ekibin motivasyonunu yüksek tutmak adına birlikte etkinlikler yapabilir, negatif havayı dağıtabilirsiniz. Mesela çalışanlarınızı zaman zaman yemeğe götürüp morallerini yükseltebilir, hatta başarılarını bu şekilde kutlayabilirsiniz.

Tatlı bir rekabet yaratın

Ekip içinde dostça bir rekabet ortamı oluşturmak müşteri hizmetleri ekibinizi motive etmek için iyi bir taktik olabilir. Ayın en çok olumlu yorum alan temsilcisini ödüllendirmek gibi ufak oyunlar, yalnızca eğlenceli bir çalışma ortamı yaratmakla kalmaz aynı zamanda monotonluğu kırar. Ancak bu rekabetin çalışanlarınızı olumsuz etkilememesine özen gösterin.

Düzenli eğitimler organize edin

Müşteri hizmetleri ekibinizin motivasyon eksikliğinin sebebi kendilerini profesyonel anlamda yetersiz hissetmeleri olabilir. Düzenli eğitimlerle, hem onların profesyonel gelişimlerine destek olabilir hem de şirketin ürün ve hizmetleriyle ilgili hafızalarını tazelemelerine yardımcı olabilirsiniz. Bunun yanı sıra, düzenli eğitimler beyin fırtınası yapmak için de mükemmel bir fırsattır. İş akışınızdaki sorunlara birlikte çözüm bulmak da ekibinizin motivasyonunu arttırabilir. Bu toplantılarda, ekibinizin konforlu çalışması için gerekli olan teknik donanım ve yazılımların sağlanıp sağlanmadığını da anlayabilirsiniz.

Tüm bunların yanında, sağlıklı, ferah ve konforlu bir çalışma alanının gerekliliğinin altını çizmek gerekir. Çalışanlarınızın kendini rahat hissedeceği ve yaratıcılıklarını rahatça ortaya çıkarabilecekleri bir ofis de onların motivasyonlarını yüksek tutmanızda önemli bir faktördür. Umarız tavsiyelerimiz size ufak da olsa yol göstermiştir. Yüksek performanslı günler dileriz!